En søgegruppe kan bruges til flere ting. Den kan bruges i et callcenter med agenter, bare uden kømulighed og fx kømusik. Den kan også styre åbningstider og meget andet. Se her, hvordan du bruger søgegrupper her.
For at oprette en søgegruppe, skal man have adgang til Selvbetjening. Har du ikke adgang, kan du kontakte din IT-administrator i virksomheden. Er du IT-administrator og mangler adgang, kan du ansøge her.
Sådan opretter du en søgegruppe
Vælg Kaldsflow
Derefter Modulopsætning
Vælg Opret Modul i højre side på den blå knap
Derefter Søgegruppe
Navngiv din nye søgegruppe
Giv søgegruppen et lokalnummer. I vil internt kunne ringe eller viderestille direkte til søgegruppens lokalnummer
Vælg indstillinger for søgegruppen
Her kan du rette forskellige indstillingerne specifikt for søgegruppen.
Generelle indstillinger
Rediger søgegruppens generelle indstillinger som fx navnet på søgegruppen, hvilken afdeling i virksomheden det er tilknyttet, et direkte telefonnummer og et evt lokalnummer.
Telefonnummeret kan vælges ud fra de ledige numre I har i telefoniløsningen.
Medlemmer i søgegruppe
Her kan du tilføje medlemmer til din søgegruppe.
De kan bruges som i et callcenter, der er dog ikke mulighed for kø på en søgegruppe, så hvis alle medlemmer er optaget, bliver kaldet stillet videre i flowet.
Medlemmerne har også mulighed for at stille en søgegruppe videre med stjernekoder.
Fordeling af opkald til agenter
Vælg hvordan de indkommende opkald til søgegruppen skal fordeles mellem søgegruppens agenter.
Rækkefølgen af agenter i søgegruppen kan indstilles sådan her:
Lineær:
Opkald sendes altid til den første agent på listen, og hvis denne er optaget sendes de videre til den næste ledige agent.Rotation:
Opkald sendes til den næste ledige agent på listen i forhold til den agent, der modtog det sidste opkald.
Længst ledig:
Opkald sendes til den agent, der har været ledig i længst tid. Dette sikrer en mere ligelig fordeling af opkald mellem alle agenter over tid.
Samtidig:
Opkald sendes til alle ledige agenter, og alle har mulighed for at besvare opkaldet.
Vægtet:
Opkald fordeles procentvist mellem agenterne. Fordelingen skal indstilles i Scale Systemweb.
Nederst kan man også viderestille til den næste agent, hvis kaldet ikke besvares og vælge, hvor mange gange telefonen skal ringe inden det sker.
Tidsplaner
Her kan du se de tidsplaner og åbningstider, som ligger på din søgegruppe samt oprette nye tidsplaner.
Har du brug for at læse mere om, hvad en tidsplan er? Du kan lave 3 forskellige typer tidsplaner:
Ferieplan - Læs mere her
Undtagelser - Læs mere her
Åbningstider - Læs mere her
Bemærk: Ovenstående rækkefølge er den prioritering, som de forskellige tidsplaner har på din søgegruppe. Det vil sige, at har du oprettet mere end én tidsplan (fx både en ferieplan og en åbningstid), vil ferieplan altid blive prioriteret før åbningstider, hvis perioden i opsætningen er den samme.
Viderestilling
Her kan du opsætte viderestillinger og voicemail for søgegruppen.
Aktiverer du denne funktion, vil alle opkald gå til enten det nummer der er viderestillet til eller den voicemail-besked, som der er viderestillet til.
Du kan også vælge, om viderestillingen kun skal gælde, hvis der ikke er en aktiv tidsplan eller fast viderestilling.
